Hướng dẫn định khoản và hạch toán chi phí vận chuyển mới nhất 2024

Trong bối cảnh nền kinh tế đang có nhiều biến động và thách thức, việc quản lý chi phí vận chuyển một cách hiệu quả đang trở thành một yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh và tối ưu hóa lợi nhuận. Định khoản và hạch toán chính xác chi phí vận chuyển không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định của pháp luật mà còn cung cấp thông tin quý báu cho việc ra quyết định kinh doanh. Bài viết này sẽ mang đến cho bạn những hướng dẫn mới nhất và đầy đủ nhất về cách định khoản và hạch toán chi phí vận chuyển trong năm 2024, giúp bạn nắm vững các nguyên tắc kế toán, tránh sai sót và tối đa hóa hiệu quả công việc. Hãy cùng khám phá ngay nhé!

Khái niệm và phân loại chi phí vận chuyển:

1. Định nghĩa chi phí vận chuyển

Chi phí vận chuyển là gì? Chi phí vận chuyển (transportation costs) là toàn bộ các chi phí phát sinh có liên quan trực tiếp đến hoạt động vận chuyển hàng hóa, nguyên vật liệu, thành phẩm từ nơi xuất phát đến điểm đích phục vụ cho quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Hay nói cách khác, chi phí vận chuyển chính là giá trị tiền tệ mà doanh nghiệp phải bỏ ra để di chuyển hàng hóa từ nơi này đến nơi khác nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng cho hoạt động kinh doanh hoặc tiêu dùng.

Ví dụ như chi phí thuê xe vận tải, chi phí nhiên liệu, chi phí lương của lái xe, phụ xe, chi phí bốc xếp hàng hóa, chi phí bảo quản hàng hóa trong quá trình vận chuyển, chi phí bảo hiểm hàng hóa, chi phí khấu hao phương tiện vận tải,… đều được coi là chi phí vận chuyển.

Theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 01 Chuẩn mực chung, chi phí vận chuyển được định nghĩa như sau: “Chi phí vận chuyển: Chi phí phát sinh từ việc vận chuyển hàng tồn kho, thành phẩm, hàng hóa từ nơi mua về kho của doanh nghiệp hoặc từ kho của doanh nghiệp đến nơi bán cho khách hàng.”

Như vậy, có thể thấy rằng chi phí vận chuyển gắn liền với sự dịch chuyển của hàng hóa, là cầu nối quan trọng trong chuỗi cung ứng từ khâu mua vào đến khâu bán ra của doanh nghiệp. Việc quản lý và tối ưu hóa chi phí vận chuyển sẽ góp phần không nhỏ vào việc nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh, tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường.

2. Phân loại chi phí vận chuyển

Chi phí vận chuyển được phân loại như thế nào? Căn cứ vào các tiêu chí khác nhau, chi phí vận chuyển có thể được phân loại thành nhiều loại cụ thể như sau:

Phân loại theo đối tượng vận chuyển:

• Chi phí vận chuyển hàng mua (Inbound transportation costs): Là chi phí phát sinh khi vận chuyển nguyên vật liệu, hàng hóa từ nhà cung cấp về kho của doanh nghiệp, phục vụ cho quá trình sản xuất. Chi phí này thường được tính vào giá trị hàng tồn kho (nếu phát sinh trước khi hàng về nhập kho) hoặc được ghi nhận vào giá vốn hàng bán (nếu phát sinh sau khi hàng đã nhập kho).
• Chi phí vận chuyển hàng bán (Outbound transportation costs): Là chi phí phát sinh khi vận chuyển thành phẩm từ kho của doanh nghiệp đến tay khách hàng, người tiêu dùng. Chi phí này thường được ghi nhận vào tài khoản chi phí bán hàng (nếu doanh nghiệp chịu) hoặc được khấu trừ vào doanh thu (nếu khách hàng chịu).

• Phân loại theo phạm vi vận chuyển:
  • Chi phí vận chuyển nội bộ: Là chi phí phát sinh khi vận chuyển hàng hóa, nguyên vật liệu giữa các bộ phận, phân xưởng trong nội bộ doanh nghiệp. Ví dụ: chi phí vận chuyển giữa kho nguyên liệu và phân xưởng sản xuất, chi phí vận chuyển bán thành phẩm giữa các công đoạn sản xuất,… Chi phí vận chuyển nội bộ thường được tập hợp vào chi phí sản xuất chung, sau đó phân bổ cho các đối tượng chịu chi phí liên quan.
  • Chi phí vận chuyển bên ngoài: Là chi phí phát sinh khi thuê đơn vị vận tải bên ngoài thực hiện việc vận chuyển hàng hóa cho doanh nghiệp. Ví dụ: chi phí logistic vận chuyển hàng nhập khẩu từ cảng về kho, chi phí thuê xe tải giao hàng cho khách hàng,… Chi phí vận chuyển bên ngoài có thể được ghi nhận vào giá trị hàng mua hoặc chi phí bán hàng tùy thuộc vào mục đích và thời điểm phát sinh.

Phân loại theo phương thức vận tải:

• Chi phí vận chuyển đường bộ: Là chi phí phát sinh khi sử dụng phương tiện vận tải đường bộ như xe tải, xe container, xe ben để vận chuyển hàng hóa. Đây là phương thức vận chuyển phổ biến nhất hiện nay do có nhiều ưu điểm như linh hoạt, tiện lợi, thời gian vận chuyển nhanh, phù hợp với nhiều chủng loại hàng hóa.
• Chi phí vận chuyển đường sắt: Là chi phí phát sinh khi sử dụng tàu hỏa chuyên dụng để vận chuyển hàng hóa. Phương thức này có ưu điểm là chi phí thấp, thích hợp cho việc vận chuyển hàng hóa có trọng lượng lớn, khoảng cách xa. Tuy nhiên nhược điểm là thời gian vận chuyển chậm, địa điểm nhận hàng bị hạn chế.
• Chi phí vận chuyển đường thủy: Là chi phí phát sinh khi vận chuyển hàng hóa bằng tàu thủy, phà, sà lan qua sông, biển. Ưu điểm của phương thức này là chi phí rẻ, phù hợp cho hàng hóa cồng kềnh, trọng lượng lớn. Nhược điểm là tốc độ chậm, chịu ảnh hưởng nhiều bởi yếu tố thời tiết.
• Chi phí vận chuyển đường hàng không: Là chi phí phát sinh khi vận chuyển hàng hóa bằng máy bay. Ưu điểm lớn nhất của phương thức này là tốc độ nhanh, rút ngắn thời gian vận chuyển. Tuy nhiên chi phí lại khá cao và có những hạn chế nhất định về trọng lượng, kích thước hàng hóa.

Tùy vào đặc điểm, tính chất của hàng hóa và chiến lược kinh doanh, doanh nghiệp sẽ cân nhắc lựa chọn phương thức vận chuyển phù hợp nhất nhằm tối ưu hóa chi phí và thời gian vận chuyển, đồng thời đảm bảo chất lượng dịch vụ khách hàng.

3. Vai trò của chi phí vận chuyển trong hoạt động kinh doanh

Chi phí vận chuyển trong hoạt động kinh doanh có vai trò gì? Chi phí vận chuyển là một trong những yếu tố quan trọng cấu thành nên giá thành sản phẩm, hàng hóa của doanh nghiệp. Mức độ hợp lý của chi phí vận chuyển sẽ có ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng cạnh tranh và lợi nhuận của doanh nghiệp trên thị trường. Cụ thể, vai trò của chi phí vận chuyển trong hoạt động kinh doanh thể hiện ở những khía cạnh sau:

• Ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm: Chi phí vận chuyển (đặc biệt là chi phí vận chuyển hàng mua) sẽ làm tăng giá trị đầu vào của nguyên vật liệu, từ đó làm tăng giá thành sản xuất. Nếu chi phí vận chuyển quá cao sẽ đẩy giá thành sản phẩm lên cao, giảm sức cạnh tranh của hàng hóa.
• Ảnh hưởng đến giá bán và lợi nhuận: Việc quản lý và kiểm soát tốt chi phí vận chuyển sẽ giúp doanh nghiệp xác định mức giá bán hợp lý, đủ bù đắp chi phí và đảm bảo có lãi. Ngược lại, chi phí vận chuyển tăng cao sẽ buộc doanh nghiệp phải tăng giá bán, có thể dẫn đến giảm sức mua của khách hàng, ảnh hưởng tiêu cực đến doanh thu và lợi nhuận.
• Tác động đến chất lượng dịch vụ khách hàng: Hiệu quả của hoạt động vận chuyển (thời gian, độ an toàn, tin cậy) sẽ ảnh hưởng đến mức độ hài lòng của khách hàng. Nếu hàng hóa được vận chuyển nhanh chóng, đúng hẹn, đảm bảo chất lượng sẽ tạo ấn tượng tốt với khách hàng, thúc đẩy họ quay lại mua hàng. Do đó, bên cạnh việc tối ưu chi phí, doanh nghiệp cũng cần chú trọng nâng cao chất lượng dịch vụ vận chuyển.
• Là cơ sở để ra quyết định kinh doanh: Thông tin về chi phí vận chuyển (cả số liệu thực tế và dự toán) là dữ liệu đầu vào quan trọng giúp nhà quản trị đưa ra các quyết định như lựa chọn phương thức vận tải, lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển, quyết định giá bán

Cơ sở pháp lý và quy định về định khoản & hạch toán chi phí vận chuyển

1. Các chuẩn mực kế toán liên quan đến định khoản và hạch toán chi phí vận chuyển

Chuẩn mực nào liên quan đến định khoản và hạch toán chi phí vận chuyển? Hiện nay, việc ghi nhận, đánh giá và trình bày các khoản mục chi phí vận chuyển trên báo cáo tài chính của doanh nghiệp được quy định tại một số chuẩn mực kế toán cụ thể như sau:

• Chuẩn mực kế toán số 02  Hàng tồn kho (VAS 02): Quy định nguyên tắc kế toán đối với việc xác định và ghi nhận giá trị hàng tồn kho, bao gồm cả chi phí vận chuyển hàng mua. Theo đó, chi phí vận chuyển hàng mua phát sinh trước khi hàng về đến kho của doanh nghiệp sẽ được tính vào giá gốc hàng tồn kho (nếu chi phí này được tách riêng một cách tin cậy và giá gốc hàng tồn kho không vượt quá giá trị thuần có thể thực hiện được).
• Chuẩn mực kế toán số 14  Doanh thu và thu nhập khác (VAS 14): Quy định nguyên tắc ghi nhận doanh thu từ bán hàng và cung cấp dịch vụ, đồng thời hướng dẫn cách xác định các khoản giảm trừ doanh thu như chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại. Theo đó, nếu hợp đồng bán hàng quy định người mua chịu chi phí vận chuyển thì doanh nghiệp không ghi nhận khoản này vào doanh thu. Trường hợp người bán chịu chi phí vận chuyển thì khoản chi phí này sẽ được ghi nhận vào chi phí bán hàng.
• Chuẩn mực kế toán số 15 Hợp đồng xây dựng (VAS 15): Quy định phương pháp kế toán đối với doanh thu và chi phí liên quan đến hợp đồng xây dựng. Theo đó, chi phí vận chuyển nguyên vật liệu phục vụ thi công được tính vào giá vốn hợp đồng xây dựng.

Ngoài ra, Nghị định số 15/2020/NĐCP về việc quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Kế toán cũng đưa ra các quy định về chứng từ kế toán điện tử, áp dụng từ ngày 1/11/2020. Theo đó, khi lập chứng từ liên quan đến chi phí vận chuyển, kế toán cần lưu ý:

• Hóa đơn điện tử ghi nhận chi phí vận chuyển phải đảm bảo đầy đủ nội dung theo quy định như tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua; tên hàng hóa, dịch vụ; số lượng, đơn giá, thành tiền; thuế suất thuế GTGT…
• Hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế phải có các chỉ tiêu bắt buộc theo quy định.
• Doanh nghiệp có trách nhiệm lưu trữ, bảo quản hóa đơn điện tử trong thời hạn ít nhất 10 năm kể từ khi thành lập hoặc từ ngày cuối cùng của năm tài chính.

2. Quy định về hóa đơn, chứng từ kế toán

Quy định nào cho hóa đơn, chứng từ kế toán liên quan đến chi phí vận chuyển? Để đảm bảo tính hợp pháp và hợp lệ của chi phí vận chuyển định khoản, kế toán cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về hóa đơn, chứng từ kế toán. Cụ thể:

• Hóa đơn GTGT đầu vào: Khi ghi nhận chi phí vận chuyển, kế toán phải căn cứ vào hóa đơn GTGT hợp pháp do bên cung cấp dịch vụ vận chuyển xuất cho doanh nghiệp. Hóa đơn này phải ghi rõ thông tin về tên, địa chỉ, mã số thuế của bên bán và bên mua; tên dịch vụ vận chuyển; số lượng, đơn giá và thành tiền; thuế suất và tiền thuế GTGT; chữ ký người bán, người mua… Đối với hóa đơn điện tử, hóa đơn phải đảm bảo đầy đủ nội dung theo quy định và có mã xác thực của cơ quan thuế.
• Hợp đồng vận chuyển: Là căn cứ pháp lý quan trọng thể hiện sự thỏa thuận giữa doanh nghiệp và đơn vị cung cấp dịch vụ vận tải về nội dung, giá trị, quyền lợi và trách nhiệm của các bên. Hợp đồng vận chuyển cần ghi rõ các thông tin như tên, địa chỉ của bên thuê và bên cho thuê; mô tả chi tiết về tuyến đường, phương tiện, thời gian, địa điểm giao nhận hàng hóa; giá cước vận chuyển, phương thức thanh toán; quyền hạn và nghĩa vụ của các bên; điều khoản về bồi thường thiệt hại, phạt vi phạm hợp đồng…
• Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho: Là chứng từ nội bộ do thủ kho lập khi xuất, nhập hàng hóa ra/vào kho doanh nghiệp. Phiếu xuất, nhập kho ghi rõ thông tin về tên, mã hàng hóa; đơn vị tính, số lượng, đơn giá; nơi xuất, nơi nhận; người lập phiếu, người duyệt… Phiếu xuất, nhập kho là cơ sở để kế toán ghi sổ, theo dõi và đối chiếu số liệu hàng tồn kho.
• Biên bản giao nhận hàng hóa: Là chứng từ xác nhận việc giao nhận hàng hóa giữa bên giao (người bán, người vận chuyển) và bên nhận (người mua, người nhận hàng). Biên bản giao nhận hàng hóa thể hiện các thông tin về thời gian, địa điểm giao nhận; tên, số lượng, chất lượng hàng hóa; chữ ký, họ tên, đóng dấu xác nhận của đại diện bên giao và bên nhận. Biên bản này là căn cứ để xác định trách nhiệm của các bên liên quan nếu xảy ra hao hụt, mất mát hoặc hư hỏng hàng hóa trong quá trình vận chuyển.
• Chứng từ thanh toán qua ngân hàng: Đối với các hóa đơn, chứng từ chi phí vận chuyển có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp phải thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt thông qua hình thức chuyển khoản. Khi đó, kế toán cần lưu giữ đầy đủ các chứng từ liên quan như giấy báo Nợ, giấy báo Có, ủy nhiệm chi… để chứng minh tính hợp pháp của khoản chi phí và làm căn cứ kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

Việc thu thập, kiểm tra và lưu trữ đầy đủ, đúng quy định các hóa đơn, chứng từ nêu trên sẽ giúp doanh nghiệp tránh được rủi ro về thuế, đồng thời làm cơ sở cho việc ghi sổ kế toán, lập và trình bày báo cáo tài chính một cách chính xác, minh bạch.

Hướng dẫn định khoản chi phí vận chuyển

1. Các bước định khoản

Định khoản được thực hiện theo quy trình nào? Định khoản là việc xác định nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh và gắn với các tài khoản kế toán tương ứng để ghi sổ theo quy định. Việc định khoản đúng đắn sẽ giúp cho các số liệu trên sổ kế toán và báo cáo tài chính trung thực, hợp lý. Quy trình định khoản chi phí vận chuyển gồm các bước sau:

Bước 1: Xác định rõ nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh chi phí vận chuyển

Xác định rõ đối tượng chịu chi phí vận chuyển (hàng mua, hàng bán, hàng luân chuyển nội bộ…), thời điểm phát sinh chi phí (trước hay sau khi nhập, xuất kho), chi phí vận chuyển (doanh nghiệp hay khách hàng) và giá trị chi phí vận chuyển dựa trên hóa đơn, chứng từ hợp pháp, hợp lệ.

Ví dụ: Công ty A nhập khẩu một lô hàng nguyên liệu trị giá 200 triệu đồng. Chi phí vận chuyển hàng từ cảng về kho của công ty là 10 triệu đồng (chưa bao gồm thuế GTGT 10%), do công ty A chịu. Hàng về nhập kho ngày 15/5/2023.

Bước 2: Căn cứ vào hóa đơn, chứng từ liên quan để xác định giá trị chi phí vận chuyển

Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của hóa đơn, chứng từ và xác định giá trị chi phí vận chuyển chưa có thuế GTGT,  thuế GTGT (nếu có).

Ví dụ: Công ty vận tải B xuất hóa đơn GTGT cho dịch vụ vận chuyển hàng nhập khẩu cho công ty A với số tiền 11 triệu đồng (trong đó thuế GTGT là 1 triệu đồng). Hóa đơn ghi rõ ngày vận chuyển là 10/5/2023.

Bước 3: Xác định đối tượng chịu chi phí vận chuyển (hàng mua, hàng bán, hàng tồn kho, chi phí sản xuất kinh doanh,…)

• Đối với chi phí vận chuyển hàng mua: nếu phát sinh trước khi hàng về nhập kho sẽ tính vào giá trị hàng mua (Nợ TK 151, 152, 153, 156). Nếu phát sinh sau khi hàng nhập kho sẽ ghi nhận vào chi phí (Nợ TK 641, 642).
• Đối với chi phí vận chuyển hàng bán: nếu do doanh nghiệp chịu sẽ ghi nhận vào chi phí bán hàng (Nợ TK 641). Nếu theo thỏa thuận khách hàng chịu thì sẽ ghi giảm doanh thu (Nợ TK 521).
• Đối với chi phí vận chuyển hàng luân chuyển nội bộ: sẽ ghi nhận vào chi phí sản xuất chung (Nợ TK 627) để phân bổ cho các đối tượng chịu chi phí.

Ví dụ: Trong trường hợp trên, chi phí vận chuyển phát sinh trước khi hàng nhập kho nên sẽ được tính vào giá trị hàng mua.

Bước 4: Lựa chọn các tài khoản phù hợp để định khoản và phản ánh đúng bản chất nghiệp vụ kinh tế

Ghi nhận chi phí vận chuyển phát sinh như nợ TK 151, 152, 153, 156, 641, 642, 627. Khi xuất dùng, xuất bán sản phẩm hàng hóa tính giá vốn: Nợ TK 632, 641, 642 có TK 151, 152, 153, 156.

Ví dụ:

Ghi nhận chi phí vận chuyển hàng nhập khẩu: Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu: 10.000.000 đồng Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ: 1.000.000 đồng. Có TK 331 – Phải trả cho người bán: 11.000.000 đồng

Khi xuất nguyên liệu sản xuất: Nợ TK 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp: 10.000.000 đồng Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu: 10.000.000 đồng.

2. Các trường hợp đặc biệt

Có những trường hợp định khoản đặc biệt nào? Có 4 trường hợp định khoản đặc biệt sau:

• Trường hợp chi phí vận chuyển hàng mua phát sinh sau khi hàng đã nhập kho:

• • • Nếu giá trị chi phí vận chuyển không đáng kể, có thể ghi nhận ngay vào chi phí bán hàng trong kỳ: Nợ TK 641, chi phí bán hàng có TK 111, 112, 331,…
    • Nếu giá trị chi phí vận chuyển lớn, ảnh hưởng trọng yếu đến giá trị hàng tồn kho, kế toán cần điều chỉnh tăng giá trị hàng tồn kho tương ứng: Nợ TK 151, 152, 153, 156 (theo giá đích danh) có TK 111, 112, 331,…

• Trường hợp doanh nghiệp tự tổ chức vận chuyển bằng phương tiện vận tải của mình:

• • • Khi đó, bên cạnh chi phí nhiên liệu, chi phí sửa chữa, bảo dưỡng phương tiện, doanh nghiệp cần tính thêm chi phí khấu hao và ghi nhận như sau:
    • Tính và phân bổ chi phí khấu hao phương tiện vận tải: Nợ TK 641, 642, 627,… (tùy đối tượng chịu chi phí) có TK 214  Hao mòn TSCĐ
    • Ghi nhận chi phí nhiên liệu, sửa chữa, bảo dưỡng phát sinh: Nợ TK 641, 642, 627,… (tùy đối tượng chịu chi phí) có TK 111, 112, 152,…

• Trường hợp chi phí vận chuyển được tính vào giá vốn hàng bán theo phương pháp giá bán lẻ: Với phương pháp tính giá hàng tồn kho theo giá bán lẻ, chi phí vận chuyển hàng mua sẽ được ghi nhận trực tiếp vào giá vốn hàng bán (Nợ TK 632) mà không thông qua tài khoản hàng tồn kho.

• Trường hợp hàng xuất khẩu tính giá FOB, CIF:

• • Nếu giao hàng theo điều kiện FOB (giao hàng lên tàu): người mua chịu mọi rủi ro và chi phí vận chuyển hàng hóa từ cảng xuất khẩu đến điểm đích. Khi đó doanh nghiệp bán hàng không ghi nhận chi phí vận chuyển.
  • Nếu giao hàng theo điều kiện CIF (đã bao gồm chi phí bảo hiểm và cước vận chuyển): người bán chịu mọi rủi ro và chi phí liên quan đến việc chuyên chở hàng đến địa điểm đã định.

Hướng dẫn hạch toán chi phí vận chuyển

1. Quy trình hạch toán chi phí vận chuyển

Hạch toán chi phí vận chuyển thực hiện theo các bước nào? Sau khi đã định khoản các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến chi phí vận chuyển, kế toán tiến hành ghi sổ theo trình tự như sau:

• Bước 1: Lập và kiểm tra chứng từ kế toán

Thu thập, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của hóa đơn, chứng từ liên quan đến chi phí vận chuyển. Sau đó lập phiếu kế toán để ghi sổ (nếu đơn vị áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ).

• Bước 2: Ghi sổ kế toán chi tiết và tổng hợp

Căn cứ vào chứng từ đã lập, kế toán ghi vào sổ chi tiết của các tài khoản có liên quan (sổ chi tiết TK 151, 152, 153, 156, 331, 641, 642, 627…). Sau đó định kỳ hoặc cuối tháng, kế toán tính giá xuất kho hàng tồn kho (có tính chi phí vận chuyển) và kết chuyển sang tài khoản giá vốn (TK 632). Cuối tháng hoặc cuối quý, kế toán kết chuyển chi phí vận chuyển vào tài khoản giá vốn hàng bán (TK 632) hoặc chi phí bán hàng (TK 641, 642).

• Bước 3: Lập báo cáo tài chính

Cuối kỳ kế toán, kế toán lấy số liệu chi phí vận chuyển từ sổ tổng hợp để lập báo cáo tài chính như Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Bảng cân đối kế toán, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh báo cáo tài chính… Sau đó trình bày thông tin về chi phí vận chuyển lên báo cáo tài chính theo quy định hiện hành.

2. Các phương pháp hạch toán

Có những phương pháp hạch toán chi phí nào? Có 2 phương pháp hạch toán chi phí vận chuyển là kê khai thường xuyên và kiểm kê định kỳ.

• Phương pháp kê khai thường xuyên: Đây là phương pháp ghi nhận chi phí vận chuyển ngay khi phát sinh, không phụ thuộc vào thời điểm xuất, nhập kho hàng hóa. Cuối kỳ kế toán, kế toán tính giá xuất kho hàng tồn kho (có bao gồm chi phí vận chuyển) và kết chuyển giá vốn hàng bán, đồng thời kết chuyển chi phí vận chuyển hàng bán (nếu có) sang chi phí bán hàng. Phương pháp này cho phép kiểm soát chặt chẽ chi phí, nhưng đòi hỏi khối lượng công việc ghi chép, tính toán nhiều hơn.
• Phương pháp kiểm kê định kỳ: Trong kỳ, kế toán tập hợp chi phí vận chuyển trên tài khoản tạm thời (ví dụ TK 151, 152, 153, 156). Cuối kỳ, căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ và tính giá xuất kho hàng bán. Phương pháp này giúp giảm bớt công việc ghi chép hàng ngày, nhưng khó kiểm soát chi phí liên tục và kịp thời. Hiện nay, phương pháp kiểm kê định kỳ chỉ được áp dụng trong một số trường hợp đặc biệt như doanh nghiệp có quy mô nhỏ, hàng hóa thường xuyên biến động, khó xác định giá gốc một cách thường xuyên.

Ví dụ: Hạch toán chi phí vận chuyển hàng mua theo phương pháp kê khai thường xuyên

Tháng 5/2023, Công ty TNHH Thương mại A phát sinh các nghiệp vụ sau:

• Ngày 10/5, mua một lô hàng gồm 1.000 sản phẩm X với giá mua chưa thuế là 500.000 đồng/sp, thuế GTGT 10%. Chi phí vận chuyển hàng về kho công ty là 10 triệu đồng, người bán chịu. Hàng về nhập kho ngày 12/5.
• Ngày 15/5, bán 600 sản phẩm X, đơn giá bán chưa thuế là 800.000 đồng/sp, thuế GTGT 10%. Chi phí vận chuyển hàng bán do công ty chịu là 6 triệu đồng.
• Ngày 25/5, mua 2.000 sản phẩm Y, đơn giá mua chưa thuế là 200.000 đồng/sp, thuế GTGT 10%, chi phí vận chuyển 15 triệu đồng do công ty chịu, hóa đơn ghi ngày 25/5. Hàng về nhập kho ngày 28/5.
• Ngày 31/5, xuất bán 1.500 sản phẩm Y, đơn giá bán chưa thuế là 300.000 đồng/sp, thuế GTGT 10%.

Giả định trong tháng công ty không phát sinh thêm nghiệp vụ kinh tế nào khác. Công ty áp dụng phương pháp bình quân gia quyền để tính giá xuất kho.

Kế toán ghi nhận các bút toán trong tháng 5 như sau:

Ngày 10/5:

• Ghi nhận mua hàng nhập kho: Nợ TK 152 – Hàng hóa: 500.000.000 đồng Nợ TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ: 50.000.000 đồng.
  Có TK 331 – Phải trả người bán: 550.000.000 đồng.

Ngày 15/5:

• Ghi nhận doanh thu bán hàng:
  Nợ TK 131 – Phải thu khách hàng: 528.000.000 đồng Có TK 511 – Doanh thu bán hàng: 480.000.000 đồng Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp: 48.000.000 đồng
• Ghi nhận giá vốn hàng bán: Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán: 300.000.000 đồng (600 sp x 500.000 đ/sp) Có TK 152 – Hàng hóa: 300.000.000 đồng.
• Ghi nhận chi phí vận chuyển hàng bán: Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng: 6.000.000 đồng Nợ TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ: 600.000 đồng Có TK 331 – Phải trả người bán: 6.600.000 đồng.

Ngày 25/5:

• Ghi nhận mua hàng nhập kho, chi phí vận chuyển do công ty chịu: Nợ TK 152 – Hàng hóa: 400.000.000 đồng (2.000 sp x 200.000 đ/sp) Nợ TK 152 – Hàng hóa (chi phí vận chuyển): 15.000.000 đồng Nợ TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ: 41.500.000 đồng Có TK 331 – Phải trả người bán: 456.500.000 đồng.

Ngày 31/5:

• Ghi nhận doanh thu bán hàng: Nợ TK 131 – Phải thu khách hàng: 495.000.000 đồng Có TK 511 – Doanh thu bán hàng: 450.000.000 đồng.
  Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp: 45.000.000 đồng.
• Tính và ghi nhận giá vốn hàng bán theo phương pháp bình quân gia quyền:
  • Giá gốc hàng tồn kho bình quân = (400.000.000 + 15.000.000) / 2.000 = 207.500 đ/sp.
  • Giá trị xuất kho = 1.500 sp x 207.500 đ/sp = 311.250.000 đồng Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán: 311.250.000 đồng Có TK 152 – Hàng hóa: 311.250.000 đồng.

Cuối tháng 5, kế toán thực hiện kết chuyển doanh thu, giá vốn, chi phí để xác định kết quả kinh doanh:

• Kết chuyển doanh thu: Nợ TK 511 – Doanh thu bán hàng: 930.000.000 đồng Có TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh: 930.000.000 đồng.
• Kết chuyển giá vốn hàng bán: Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh: 611.250.000 đồng Có TK 632 – Giá vốn hàng bán: 611.250.000 đồng.
• Kết chuyển chi phí bán hàng: Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh: 6.000.000 đồng Có TK 641 – Chi phí bán hàng: 6.000.000 đồng.

Như vậy, lãi gộp từ hoạt động kinh doanh trong tháng 5 của Công ty TNHH Thương mại A là: Lãi gộp = Doanh thu thuần – Giá vốn hàng bán – Chi phí bán hàng = 930.000.000 – 611.250.000 – 6.000.000 = 312.750.000 đồng.

Các lỗi thường gặp khi định khoản và hạch toán chi phí vận chuyển

1. Nguyên nhân gây ra lỗi

Những lỗi thường gặp khi định khoản và hạch toán chi phí? Những lỗi thường gặp khi định khoản và hạch toán chi phí vận chuyển:

• Nhầm lẫn giữa chi phí vận chuyển hàng mua và hàng bán: Kế toán chưa phân biệt rõ đối tượng chịu chi phí vận chuyển, dẫn đến ghi nhận sai tài khoản, ảnh hưởng đến giá trị hàng tồn kho và chi phí bán hàng.
• Không phân biệt rõ thời điểm ghi nhận chi phí vận chuyển hàng mua (trước hay sau khi nhập kho): Nếu chi phí phát sinh trước khi nhập kho mà ghi nhận vào chi phí bán hàng sẽ làm sai lệch giá trị hàng tồn kho và kết quả kinh doanh.
• Hạch toán sai đối tượng chịu chi phí vận chuyển: Nếu chi phí vận chuyển hàng bán do người mua chịu mà kế toán vẫn ghi nhận vào chi phí bán hàng sẽ làm tăng chi phí, giảm lợi nhuận của doanh nghiệp.
• Thiếu hóa đơn, chứng từ hợp lệ hoặc không đảm bảo quy định về thanh toán không dùng tiền mặt: Nếu chi phí vận chuyển không có hóa đơn, chứng từ đi kèm hoặc thanh toán bằng tiền mặt vượt mức quy định sẽ không được ghi nhận, dẫn đến thiếu sót chi phí, sai lệch kết quả kinh doanh và rủi ro khi quyết toán thuế.

2. Cách khắc phục

Làm thế nào để khắc phục những lỗi định khoản và hạch toán chi phí? Để khắc phục những lỗi trên, doanh nghiệp cần:

• Nắm vững các nguyên tắc kế toán và quy định của pháp luật về ghi nhận chi phí vận chuyển: Kế toán cần thường xuyên cập nhật kiến thức chuyên môn, tham gia các khóa đào tạo để hiểu rõ bản chất và cách hạch toán từng loại chi phí vận chuyển.
• Phân loại và xác định rõ đối tượng chịu chi phí ngay từ khâu lập chứng từ: Khi lập hóa đơn, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, kế toán cần ghi rõ mục đích vận chuyển (hàng mua hay hàng bán), thời điểm vận chuyển (trước hay sau khi nhập/xuất kho), bên chịu chi phí (người mua hay người bán).
• Kiểm tra, đối chiếu hóa đơn, chứng từ với hợp đồng, phiếu giao nhận hàng hóa trước khi hạch toán: Kế toán cần kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của hóa đơn, chứng từ; đối chiếu nội dung, giá trị ghi trên hóa đơn với các điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ vận chuyển.
• Rà soát, phân tích số liệu kế toán định kỳ để phát hiện và điều chỉnh kịp thời các sai sót: Hàng tháng, quý, kế toán cần đối chiếu số liệu giữa các tài khoản, sổ chi tiết với sổ tổng hợp; phân tích tình hình biến động chi phí vận chuyển, tỷ trọng chi phí vận chuyển trên doanh thu, so sánh với kỳ trước và dự toán để tìm ra nguyên nhân, biện pháp khắc phục.
• Tăng cường ứng dụng phần mềm kế toán: Việc sử dụng phần mềm kế toán sẽ giúp hạn chế sai sót trong quá trình lập và xử lý chứng từ, hạch toán; đồng thời tiết kiệm thời gian, công sức so với ghi sổ thủ công. Các phần mềm kế toán hiện đại còn có khả năng tự động kiểm tra, cảnh báo các bút toán, số liệu bất hợp lý.

Phần mềm kế toán hỗ trợ định khoản và hạch toán chi phí vận chuyển

Có những phần mềm hỗ trợ định khoản và hạch toán chi phí? Có nhiều phần mềm kế toán hỗ trợ cho định khoản và hạch toán chi phí vận chuyển. Mỗi phần mềm kế toán đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng dựa trên quy mô, lĩnh vực hoạt động, nguồn lực tài chính và trình độ của nhân viên kế toán để lựa chọn phần mềm phù hợp nhất. Cụ thể:

Trên đây là toàn bộ nội dung hướng dẫn định khoản và hạch toán chi phí vận chuyển mới nhất năm 2024 do Vận tải Lefo tổng hợp. Hy vọng qua bài viết này, bạn đã nắm được các kiến thức cơ bản về chi phí vận chuyển, các nguyên tắc ghi nhận, cách thức phân loại và hạch toán trên phần mềm kế toán. Việc xử lý đúng đắn chi phí vận chuyển không chỉ giúp doanh nghiệp hoạch định chiến lược kinh doanh hiệu quả mà còn đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật, tránh những rủi ro không đáng có.

Nếu bạn đang có nhu cầu tìm một đơn vị cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa uy tín và chuyên nghiệp, Vận tải Lefo chính là lựa chọn lý tưởng dành cho bạn. Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận tải, Lefo tự hào mang đến cho khách hàng các giải pháp vận chuyển tối ưu, đáp ứng mọi yêu cầu từ đơn giản đến phức tạp. Dù là vận chuyển nội thành Hồ Chí Minh hay liên tỉnh, chúng tôi luôn cam kết chất lượng dịch vụ vượt trội, giá cả cạnh tranh và thái độ phục vụ tận tâm.