Vận chuyển hàng hóa đường bộ đóng vai trò quan trọng trong hoạt động logistics và quản lý chuỗi cung ứng. Tuy nhiên, nhiều người chưa hiểu rõ toàn bộ quy trình vận chuyển hàng hóa diễn ra như thế nào, từ khi nhận hàng cho đến khi giao hàng đến tay khách hàng. Và Để đảm bảo quá trình vận chuyển này diễn ra suôn sẻ và hiệu quả, điều cần thiết là phải nắm vững từng bước trong quy trình này. Bài viết sau đây sẽ cung cấp thông tin chi tiết về quy trình vận chuyển hàng hóa đường bộ từ A đến Z, giúp bạn đọc có cái nhìn tổng quan và đầy đủ về vấn đề này.
Các bước chi tiết trong vận chuyển hàng hóa đường bộ
Một quy trình vận chuyển hàng hóa đường bộ bao gồm những bước nào? Quy trình vận chuyển hàng hóa đường bộ khá đơn giản, thường bao gồm những bước cụ thể sau:
1. Tiếp nhận yêu cầu vận chuyển và thông tin hàng hóa
Bước đầu tiên trong quy trình dịch vụ vận chuyển hàng hóa chính là tiếp nhận yêu cầu và thông tin chi tiết về lô hàng từ khách hàng. Các thông tin cần thu thập bao gồm: Loại hàng hóa (hàng rời, hàng bao, hàng lỏng, hàng đông lạnh,…), số lượng, khối lượng, kích thước hàng, điểm đi, điểm đến, thời gian vận chuyển mong muốn,…
Ngoài ra, cần xác định rõ yêu cầu đặc biệt nếu có như: hàng dễ vỡ, hàng nguy hiểm, điều kiện bảo quản (nhiệt độ, độ ẩm),… để có phương án xử lý phù hợp.
2. Khảo sát thực tế và báo giá chi tiết
Sau khi tiếp nhận thông tin ban đầu, đơn vị vận tải sẽ tiến hành khảo sát thực tế nếu cần thiết để xác định điều kiện vận chuyển, lựa chọn phương tiện, tuyến đường tối ưu. Dựa trên kết quả khảo sát và các thông số như cự ly vận chuyển, khối lượng hàng, loại xe sử dụng, chi phí nhiên liệu, phí lưu thông,… đơn vị vận tải sẽ lập báo giá chi tiết và gửi cho khách hàng.
Báo giá cần nêu rõ cước phí vận chuyển, phụ phí (nếu có), điều kiện thanh toán, điều khoản bồi thường và phạt vi phạm.
3. Ký kết hợp đồng vận chuyển
Nếu khách hàng đồng ý với báo giá, hai bên sẽ tiến hành soạn thảo và ký kết hợp đồng vận chuyển hàng hóa. Hợp đồng cần ghi rõ thông tin về hàng hóa, điểm giao nhận, thời gian vận chuyển, giá cước, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên, điều kiện bảo hiểm, bồi thường, phạt vi phạm, phương thức thanh toán,…
Hợp đồng vận chuyển là cơ sở pháp lý quan trọng, ràng buộc trách nhiệm giữa chủ hàng và đơn vị vận tải.
4. Chuẩn bị hàng hóa và bàn giao cho đơn vị vận tải
Trước khi bàn giao hàng hóa, khách hàng cần đóng gói, dán nhãn, lập danh mục hàng hóa đầy đủ và chính xác. Hàng hóa phải được đóng gói phù hợp với tính chất, đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển, tránh hư hỏng, rò rỉ, biến dạng.
Danh mục hàng hóa cần ghi rõ tên hàng, số lượng, trọng lượng, kích thước, tính chất (dễ vỡ, nguy hiểm), giá trị hàng hóa,… Khi bàn giao hàng, cần lập biên bản giao nhận có chữ ký xác nhận của đại diện hai bên.
5. Kiểm tra, xếp hàng lên phương tiện và vận chuyển
Khi tiếp nhận hàng hóa, đơn vị vận tải cần kiểm tra lại tình trạng bao bì, số lượng, chủng loại hàng so với danh mục. Hàng hóa được sắp xếp gọn gàng lên xe tải, đảm bảo cân bằng trọng tải, an toàn, không xê dịch, va chạm trong quá trình di chuyển.
Tài xế cần tuân thủ đúng lộ trình, tốc độ tối đa cho phép, quy định về thời gian lái xe liên tục và nghỉ ngơi,… Trong quá trình vận chuyển, tài xế cần thường xuyên kiểm tra tình trạng hàng hóa, báo cáo ngay cho điều hành nếu có sự cố.
6. Theo dõi và giám sát hàng hóa trong quá trình vận chuyển
Hầu hết các đơn vị vận tải hiện nay đều ứng dụng công nghệ để theo dõi và giám sát hàng hóa. Hệ thống định vị GPS được trang bị trên mỗi xe tải, cho phép xác định vị trí, tốc độ, lộ trình di chuyển của phương tiện.
Thông qua phần mềm quản lý vận tải, nhân viên điều hành có thể theo dõi hành trình của từng chuyến xe một cách chính xác và kịp thời. Nếu phát hiện sai lệch hoặc có sự cố, nhân viên điều hành sẽ liên lạc ngay với tài xế để xử lý, đồng thời thông báo cho khách hàng.
7. Giao nhận hàng hóa và xác nhận hoàn thành
Khi xe tải đến địa điểm giao hàng, người nhận hàng cần kiểm tra lại tình trạng niêm phong, đối chiếu số lượng, chủng loại hàng hóa thực tế so với danh mục. Nếu hàng hóa đầy đủ, nguyên vẹn, đúng chủng loại và số lượng, người nhận ký xác nhận vào biên bản giao nhận.
Trường hợp phát hiện hàng hóa bị hư hỏng, thiếu hụt, nhầm lẫn, cần lập biên bản hiện trạng và có xác nhận của tài xế. Biên bản giao nhận là cơ sở để thanh toán cước phí vận chuyển, đồng thời làm căn cứ giải quyết khiếu nại, bồi thường (nếu có).
8. Thanh toán cước phí vận chuyển và đánh giá dịch vụ
Sau khi hoàn tất giao nhận hàng hóa, khách hàng tiến hành thanh toán cước phí vận chuyển cho đơn vị vận tải theo thỏa thuận trong hợp đồng. Đơn vị vận tải xuất hóa đơn và gửi cho khách hàng dựa trên đơn giá vận chuyển hàng hóa đường bộ đã được báo giá từ trước, kèm theo bản sao các chứng từ liên quan như biên bản giao nhận, biên bản hiện trạng (nếu có).
Khách hàng đánh giá chất lượng dịch vụ, mức độ hài lòng và phản hồi ý kiến cho đơn vị vận tải. Những đánh giá, góp ý của khách hàng là cơ sở quan trọng để đơn vị vận tải cải thiện chất lượng dịch vụ, nâng cao uy tín và sự hài lòng của khách hàng.
Yếu tố ảnh hưởng đến quy trình vận chuyển hàng hóa
Yếu tố nào ảnh hưởng đến quy trình vận chuyển hàng hóa? Quy trình vận chuyển hàng hóa đường bộ chịu sự tác động của nhiều yếu tố khách quan và chủ quan. Dưới đây là một số yếu tố chính:
1. Đặc tính và yêu cầu của hàng hóa
Mỗi loại hàng hóa có tính chất riêng như hàng rời, hàng bao, hàng lỏng, hàng đông lạnh,… do đó đòi hỏi phương thức vận chuyển và bảo quản khác nhau. Bên cạnh đó, khối lượng và kích thước hàng hóa cũng tác động không nhỏ đến việc lựa chọn phương tiện vận chuyển phù hợp, cách thức xếp dỡ hàng sao cho an toàn và tối ưu, cũng như số chuyến xe cần thiết để vận chuyển hết lô hàng.
Một số loại hàng hóa đặc biệt như thực phẩm tươi sống, dược phẩm, hóa chất,… có yêu cầu nghiêm ngặt về điều kiện bảo quản như nhiệt độ, độ ẩm. Vì vậy, cần có thiết bị chuyên dụng để theo dõi và duy trì môi trường bảo quản ổn định trong suốt quá trình vận chuyển. Những mặt hàng có giá trị cao, dễ hư hỏng hoặc dễ cháy nổ cần được ưu tiên vận chuyển và có biện pháp bảo vệ, giám sát cẩn thận hơn so với hàng hóa thông thường.
2. Điều kiện thời tiết và giao thông
Thời tiết khắc nghiệt như mưa bão, sương mù, nắng nóng, băng tuyết,… làm tăng nguy cơ xảy ra tai nạn giao thông, khiến chuyến hàng bị chậm trễ và hàng hóa dễ bị hư hỏng hơn. Tình trạng ùn tắc giao thông, đặc biệt tại các đô thị lớn, cảng biển, khu công nghiệp,… cũng gây ảnh hưởng không nhỏ đến thời gian vận chuyển hàng hóa. Khi kẹt xe xảy ra, đội ngũ vận chuyển khó có thể đảm bảo đúng thời gian giao hàng đã cam kết với khách hàng.
Ngoài ra, sự cố về hạ tầng giao thông như đường sá xuống cấp, đang sửa chữa hoặc đóng cửa cũng gây ảnh hưởng không nhỏ. Lúc này, đơn vị vận tải buộc phải thay đổi lộ trình vận chuyển, tìm tuyến đường đi khác an toàn hơn nhưng có thể sẽ kéo dài thời gian di chuyển.
3. Khoảng cách và thời gian vận chuyển
Khoảng cách và thời gian vận chuyển là hai yếu tố luôn đi đôi với nhau và ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả, chi phí của quá trình vận chuyển hàng hóa. Đơn giản là vì quãng đường vận chuyển càng xa thì thời gian để hàng hóa đến được điểm đích càng lâu.
Khi thời gian vận chuyển kéo dài, đặc biệt là đối với quãng đường xa, chẳng hạn như vận chuyển hàng hóa bắc nam, thì nguy cơ hàng hóa bị hư hỏng, hao hụt do tác động của môi trường bên ngoài càng cao. Bên cạnh đó, các rủi ro khác như tai nạn giao thông, mất cắp hàng hóa cũng dễ xảy ra hơn.
Chưa kể, thời gian vận chuyển càng lâu thì chi phí nhiên liệu, chi phí lưu kho bãi, chi phí nhân công,… cũng tăng lên đáng kể. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh tế của đơn vị vận tải và giá thành dịch vụ mà khách hàng phải trả.
Ngoài ra, khi hàng hóa đến tay khách hàng chậm hơn so với cam kết ban đầu, uy tín và mức độ hài lòng của khách hàng với đơn vị vận chuyển sẽ bị ảnh hưởng nghiêm trọng. Việc chậm trễ giao hàng có thể khiến khách hàng quyết định chuyển sang sử dụng dịch vụ của đơn vị khác.
4. Luật pháp, quy định và chính sách
Hoạt động vận tải nói chung và vận chuyển hàng hóa nói riêng chịu sự điều chỉnh của hệ thống pháp luật, quy định và chính sách. Những yếu tố này tác động trực tiếp đến quy trình tổ chức vận chuyển hàng hóa của các đơn vị kinh doanh vận tải.
- Các quy định về trọng tải, kích thước giới hạn của phương tiện giao thông đường bộ.
- Quy định về giờ lái xe liên tục, thời gian làm việc và nghỉ ngơi bắt buộc của tài xế.
- Yêu cầu về giấy tờ, chứng từ vận chuyển hàng hóa như vận đơn, hóa đơn, giấy chứng nhận kiểm dịch, hải quan,…
- Chính sách và quy định về bảo hiểm, đền bù, phạt vi phạm trong hoạt động vận tải.
Một quy trình vận chuyển an toàn, hiệu quả cần dựa theo quy định của luật pháp để đảm bảo trách nhiệm và quyền lợi của đôi bên.
5. Năng lực của đơn vị vận tải
Kinh nghiệm hoạt động lâu năm, uy tín và chất lượng dịch vụ tốt chắc chắn sẽ giúp đơn vị vận tải tổ chức quy trình vận chuyển khoa học, an toàn và hiệu quả hơn. Số lượng và chất lượng của đội xe, mức độ hiện đại của trang thiết bị và công nghệ hỗ trợ vận hành cũng góp phần quan trọng. Đơn vị vận tải có nhiều xe tải đời mới, được trang bị hệ thống định vị, công nghệ quản lý đội xe,… sẽ nâng cao năng lực vận chuyển và khả năng đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng.
Bên cạnh đó, trình độ tay nghề, kỹ năng nghiệp vụ và đạo đức của đội ngũ lái xe, nhân viên điều hành, chăm sóc khách hàng cũng góp phần không nhỏ. Lái xe giỏi, nhiều kinh nghiệm sẽ vận hành xe an toàn, đúng quy định và xử lý linh hoạt các tình huống phát sinh. Nhân viên am hiểu nghiệp vụ, nhiệt tình sẽ hỗ trợ khách hàng tốt hơn.
Ngoài ra, khả năng xử lý các tình huống phát sinh, sự cố trong quá trình vận chuyển cũng như việc đáp ứng những yêu cầu đặc biệt của khách hàng cũng thể hiện năng lực và sự chuyên nghiệp của đơn vị vận tải. Những đơn vị làm tốt điều này chắc chắn sẽ chiếm được lòng tin và sự tin tưởng của khách hàng.
Để đảm bảo quy trình vận chuyển hàng hóa diễn ra suôn sẻ và hiệu quả, đơn vị vận tải cần nghiên cứu, đánh giá và kiểm soát tốt các yếu tố trên. Từ đó, xây dựng quy trình vận hành khoa học, lựa chọn phương tiện phù hợp, bố trí nhân sự hợp lý và áp dụng các giải pháp công nghệ tiên tiến để nâng cao chất lượng dịch vụ, đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng.
Xem thêm: Top 10 đơn vị, công ty vận chuyển hàng hóa uy tín tại Việt Nam
Lưu ý hạn chế rủi ro trong quy trình vận chuyển hàng hóa đường bộ
Lưu ý gì để hạn chế rủi ro trong quá trình vận chuyển hàng hóa đường bộ? Trong quá trình vận chuyển hàng hóa đường bộ, luôn tiềm ẩn những rủi ro có thể xảy ra như hư hỏng, mất mát hàng hóa, tai nạn giao thông, chậm trễ giao hàng,… Để giảm thiểu tối đa những rủi ro này, cần lưu ý một số vấn đề sau:
- Lựa chọn đơn vị vận tải uy tín, chuyên nghiệp: Nên ưu tiên lựa chọn những đơn vị vận tải có uy tín trên thị trường, được nhiều khách hàng đánh giá cao. Cần tìm hiểu kỹ về năng lực hoạt động, kinh nghiệm, đội ngũ nhân sự, hệ thống phương tiện, chính sách dịch vụ của đơn vị vận tải. Đồng thời, nên tham khảo ý kiến đánh giá, phản hồi từ các khách hàng đã từng sử dụng dịch vụ của họ.
- Đóng gói hàng hóa cẩn thận, đúng kỹ thuật: Cần sử dụng bao bì, vật liệu đóng gói phù hợp với tính chất, trọng lượng, kích thước của hàng hóa. Đảm bảo hàng hóa được cố định chắc chắn, chèn lót chống va đập, chống ẩm. Dán nhãn mác rõ ràng, đầy đủ thông tin về hàng hóa, điểm đi, điểm đến. Niêm phong hàng hóa cẩn thận để tránh thay đổi, thất thoát trong quá trình vận chuyển.
- Mua bảo hiểm hàng hóa để giảm thiểu thiệt hại: Bảo hiểm hàng hóa là giải pháp tài chính hiệu quả giúp bảo vệ quyền lợi của chủ hàng khi xảy ra rủi ro. Nên lựa chọn gói bảo hiểm phù hợp với giá trị hàng hóa và các rủi ro tiềm ẩn trong quá trình vận chuyển. Lưu ý kiểm tra kỹ điều khoản, phạm vi và mức trách nhiệm bồi thường của bảo hiểm.
- Thống nhất rõ ràng các điều khoản trong hợp đồng: Hợp đồng vận chuyển cần được soạn thảo chi tiết, rõ ràng, đầy đủ các nội dung quan trọng. Cần quy định cụ thể về trách nhiệm của mỗi bên, điều kiện bồi thường thiệt hại, phạt vi phạm hợp đồng. Tránh trường hợp hợp đồng sơ sài, thiếu chặt chẽ dẫn đến tranh chấp, khiếu nại về sau.
Theo dõi, giám sát chặt chẽ quá trình vận chuyển: Sử dụng hệ thống định vị GPS để theo dõi lộ trình, vị trí, tốc độ di chuyển của phương tiện vận chuyển. Giữ liên lạc thường xuyên với tài xế để nắm bắt tình hình giao thông, tình trạng hàng hóa và xử lý kịp thời sự cố.
Vận tải Lefo – Đơn vị vận chuyển hàng hóa với quy trình chuyên nghiệp, nhanh chóng
Với phương châm hoạt động “Uy tín – Chất lượng – Chuyên nghiệp”, Vận tải Lefo tự hào là đối tác tin cậy của nhiều doanh nghiệp, cá nhân trên cả nước trong lĩnh vực vận tải đường bộ, đặc biệt là đối với dịch vụ vận chuyển hàng hóa TPHCM.
Đến với Vận tải Lefo, quý khách hàng hoàn toàn yên tâm về chất lượng dịch vụ và sự an toàn của hàng hóa bởi:
- Đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, chuyên môn cao, tận tâm và trách nhiệm.
- Hệ thống xe tải đa dạng về tải trọng, chủng loại, đáp ứng mọi nhu cầu vận chuyển.
- Quy trình vận chuyển khoa học, chuyên nghiệp, đảm bảo an toàn và đúng hẹn.
- Giá cả cạnh tranh, minh bạch, nhiều ưu đãi hấp dẫn cho khách hàng.
- Chính sách bồi thường thiệt hại rõ ràng, minh bạch, bảo vệ quyền lợi khách hàng.
Đến với vận tải Lefo, khách hàng không những được đáp ứng mọi nhu cầu một cách nhanh chóng, hiệu quả mà đảm bảo dịch vụ sẽ mang đến những điều hài lòng và thoải nhất cho quý khách hàng.
Mong rằng với những thông tin của bài viết, khách hàng phần nào nắm vững quy trình vận chuyển hàng hóa đường bộ để mọi hoạt động logistics diễn ra suôn sẻ, hiệu quả. Hãy liên hệ ngay với Vận tải Lefo qua hotline 09.69.69.69.80 để được tư vấn và trải nghiệm dịch vụ vận chuyển hàng hóa đường bộ tốt nhất!
